Privacyverklaring KluisKassa

ESME Group B.V., handelend onder de handelsnaam KluisKassa, gevestigd aan Distributieweg 18, 2645 EJ Delfgauw, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81980973 (hierna: “KluisKassa” of “wij”), is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven. Deze verklaring geldt voor onze dienstverlening en voor de website kluiskassa.nl.

Contact voor privacyvragen: info@kluiskassa.nl. Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben die ook niet.

1. Op wie deze verklaring van toepassing is

KluisKassa levert haar producten en diensten uitsluitend aan bedrijven (B2B). Wij verwerken persoonsgegevens van:

• contactpersonen en vertegenwoordigers van (potentiële) klanten, leveranciers en partners;
• personen die een aanvraag-, contact- of overeenkomstformulier invullen;
• bezoekers van onze website.

2. Welke gegevens wij verwerken

• bedrijfs- en contactgegevens: bedrijfsnaam, KVK-nummer, adres, naam en functie van de contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres;
• contract- en financiële gegevens: overeenkomsten, offertes, facturen, IBAN, incassomachtiging, betalingshistorie, handtekening;
• service- en dossiergegevens: storingsmeldingen, onderhouds- en servicehistorie, apparatuurgegevens (zoals serienummers) en locatiegegevens van geplaatste CashDro-apparatuur;
• communicatie: e-mails, telefoonnotities en berichten (waaronder sms/WhatsApp) die met ons zijn uitgewisseld;
• websitegegevens: technische gegevens die bij een bezoek automatisch worden verwerkt (zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina’s), zie artikel 9.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en vragen u die ook niet te verstrekken.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, telkens op de daarbij genoemde grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG:

Doel Grondslag (artikel 6 lid 1 AVG)
Sluiten en uitvoeren van overeenkomsten, leveren van producten, Swap Service en ondersteuning sub b (uitvoering overeenkomst)
Facturatie, automatische incasso en administratie sub b en sub c (wettelijke plicht)
Naleving van fiscale en andere wettelijke verplichtingen sub c (o.a. artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen)
Klantenbeheer, relatiebeheer en interne administratie en analyse sub f (gerechtvaardigd belang: efficiënte bedrijfsvoering)
Incasso, verhaal van vorderingen en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsposities sub f (gerechtvaardigd belang)
Direct marketing aan bestaande zakelijke relaties over eigen, gelijksoortige producten en diensten sub f (gerechtvaardigd belang), zie artikel 4
Beveiliging, fraudepreventie en misbruikbestrijding sub f (gerechtvaardigd belang)
Verwerkingen waarvoor toestemming is gevraagd (zoals niet-noodzakelijke cookies) sub a (toestemming)

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij dat belang afgewogen tegen de privacybelangen van de betrokkenen. Omdat het om zakelijke contactgegevens in een zakelijke context gaat, weegt ons belang in de genoemde gevallen zwaarder. U kunt tegen verwerkingen op deze grondslag bezwaar maken (artikel 8).

4. Direct marketing

Bestaande klanten kunnen per e-mail of telefonisch worden benaderd over eigen, gelijksoortige producten en diensten van KluisKassa. Iedere commerciële e-mail bevat een afmeldmogelijkheid; na afmelding benaderen wij u niet langer voor dat kanaal. Prospects benaderen wij in overeenstemming met de regels voor ongevraagde communicatie aan bedrijven.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens uitsluitend voor zover nodig met de volgende categorieën ontvangers:

• ICT- en hostingleveranciers, formulier- en e-maildiensten en kantoorsoftware;
• boekhoud- en facturatiesoftware en onze boekhouder/accountant;
• banken en betaaldienstverleners (voor incasso en betalingsverkeer);
• incassodienstverleners, gerechtsdeurwaarders en juridische adviseurs (bij openstaande vorderingen of geschillen);
• hardware- en softwarepartners en de fabrikant, voor zover nodig voor levering, reparatie of ondersteuning;
• overheidsinstanties, voor zover een wettelijke plicht daartoe verplicht.

Met partijen die als verwerker voor ons optreden sluiten wij een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG).

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze leveranciers (zoals cloud- en formulierdiensten) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen zoals vereist in hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, met de volgende uitgangspunten:

• administratie- en factuurgegevens: zeven (7) jaar (fiscale bewaarplicht, artikel 52 AWR);
• contract-, dossier- en correspondentiegegevens: in beginsel tot vijf (5) jaar na het einde van de klantrelatie, aansluitend bij de wettelijke verjaringstermijnen voor rechtsvorderingen, of zoveel langer als nodig voor een lopend geschil of wettelijke plicht;
• marketinggegevens: tot afmelding of tot de gegevens niet langer actueel zijn.

8. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de AVG, recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar (artikelen 15 tot en met 21 AVG). Verzoeken kunt u richten aan info@kluiskassa.nl. Wij kunnen u vragen zich te identificeren voordat wij een verzoek in behandeling nemen. Wij reageren binnen één (1) maand; bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met twee (2) maanden worden verlengd (artikel 12 lid 3 AVG).

Deze rechten zijn niet absoluut: wettelijke bewaarplichten en de noodzaak om rechtsposities vast te stellen of te verdedigen kunnen aan (volledige) inwilliging in de weg staan. Wij motiveren het als wij een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies en websitegegevens

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken; daarvoor is geen toestemming vereist (artikel 11.7a Telecommunicatiewet). Voor zover wij statistieken bijhouden, gebeurt dit op privacyvriendelijke wijze. Voor eventuele overige, niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming.

10. Gegevens verwerkt met uw CashDro

Voor gegevens die u zelf verwerkt met uw CashDro-geldautomaat (zoals transactie-, omzet- en personeelsgegevens) bent u als klant zelf verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover wij bij service of ondersteuning toegang tot die gegevens hebben, treden wij op als verwerker en geldt de met u gesloten verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG).

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking (artikel 32 AVG), waaronder toegangsbeveiliging, versleutelde verbindingen en beperking van toegang tot wie de gegevens nodig heeft.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft (artikel 22 AVG).

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wet- en regelgeving. De actuele versie staat altijd op onze website; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten actief.

—

*Versie: [21/07/2026]